Het afgelopen weekend was het eindelijk zover, de Filmblog Get together in Utrecht. Een evenement waar het grootste gedeelte van filmbloggend Nederland bij aanwezig was. De eerste reacties tijdens het event waren al erg positief en ook de eerste verslagen van deze leuke dag zijn inmiddels verschenen bij Be Cool, Sodapop en De Protagonisten. Samengevat een uitermate geslaagde dag, maar hoe organiseer je nu zoiets? In dit artikel lees je over mijn ervaringen.

Community

Bloggen doe ik al een aantal jaar en daarbij lag m’n focus vooral op de Engelse versie van deze blog. De site was populair en ik had een leuke groep bloggers leren kennen, maar het kwam echter sporadisch voor dat je elkaar kon ontmoeten. Ik veranderde focus en besloot me eens te gaan verdiepen in filmbloggend Nederland en door goed te zoeken ontdekte ik andere filmbloggers. En omdat ik het leukste aan bloggen juist de interactie met anderen vind en ik ook graag wil helpen het gevoel van community te vergroten begon ik met de Filmsite Spotlight . Ik leerde steeds meer bloggers kennen. Bloggers die ook elkaars blogs lezen en reacties achterlaten. Door elkaars werk te lezen en die interactie leer je elkaar al wat meer kennen, maar een face to face was er nog niet geweest. Vorig jaar liep ik al met het idee rond van een meetup en toen Richard van Naar de Film me regelmatig vroeg of er zoiets zou komen besloot ik deze te organiseren. Dus de eerste stap voor het organiseren van een blog event is dat je er voor zorgt dat je weet voor welk publiek het is. In mijn geval een groot aantal filmliefhebbers die elkaar al min of meer online hebben leren kennen.

Animo

Het idee was er dus, maar dat hoeft nog niet te betekenen dat er ook daadwerkelijk een behoefte is aan zo’n meetup. De tweede stap is dus uitvinden wie er naar zo’n event zou komen en waar iedereen vandaan moet komen. Op die manier heb je een idee hoeveel mensen er ongeveer zullen komen (is het een kleine of grote groep) en kan je ook een locatie uitzoeken die voor iedereen makkelijk te bereiken is.

Ik ontwierp een uitnodiging, stelde een mail op en stuurde deze eind maart uit. Neem overigens de tijd voor het maken van een uitnodiging, want het is iets wat meteen opvalt en de mensen die je mailt enthousiast kan maken. Uit de reacties bleek dat er veel interesse was en dat de bezoekers van het event zowel uit het verre noorden als het zuiden zouden moeten komen en dat Utrecht als centrale stad de beste keuze zou zijn.

Locatie/programma

Met m’n kennis van de groepsgrootte kon ik op zoek gaan naar een geschikte locatie. Google is hierbij natuurlijk je vriend en het bleek al snel dat veel locaties in het weekend vaak niet open zijn of te duur bleken voor een groep van ongeveer 25 personen. Het originele idee was om elkaar te ontmoeten, dus ik had op dat moment nog geen specifieke eisen voor de locatie. Naarmate de tijd vorderde besloot ik echter na te denken over wat ik op de dag zelf wilde doen. In de uitnodiging stond “Food, fun, filmquiz”, maar als je met een groep filmbloggers afspreekt waarom dan niet een bioscoop? Het was tijd om het programma vast te stellen, want je moet natuurlijk wel weten hoe lang je een locatie nodig hebt. Ik wild beginnen met een film, daarna een presentatie te doen (van een idee waar ik al een tijd mee rond liep), samen te lunchen zodat iedereen elkaar beter kon leren kennen en afsluiten met een filmquiz.

Omdat het event in een bioscoop zou plaatsvinden beperkte dit het aantal locaties aanzienlijk en maakte ook het aanschrijven een stuk makkelijker. De specifieke datum was nog niet geprikt, maar de maand wel, dus ik kon gaan informeren naar de kosten voor zaalverhuur. Met ongeveer 25 personen besloot ik 15 euro per persoon te vragen (weest ook duidelijk in de uitnodiging wat er bij dat bedrag wel en niet bijzit), waardoor ik dus een budget van 375 euro had voor de zaal. Na het aanvragen van diverse offertes, rekening houdend met het programma dat ik in gedachte had viel m’n keuze uiteindelijk op het Springhaver theater. Daar zouden we als filmbloggers een film kunnen zien die in die week draaide en konden we gebruik maken van de foyer voor de filmquiz. De foto’s op de site zagen er ook goed uit. Na wat onderhandelingen over de details (en het ondertussen vaststellen van een datum door gebruik te maken van datumprikker.nl) zette ik de locatie vast voor de 25e.
Stap drie is dus het vaststellen van een programma in grote lijnen, het vaststellen van het entree bedrag en op basis daarvan een geschikte locatie zoeken.

Uitwerking programma

Iets wat ik vooral belangrijk vond voor de dag was dat het er eentje zou zijn vol verrassingen. Tijd dus voor stap vier: het uitwerken van het programma

De film

Met de grote vragen beantwoord was het moment gekomen om alles te gaan uitwerken. Als eerste de film. Ik had vorig jaar gelezen over It’s Already Tomorrow in Hong Kong bij een filmblog vriendin uit Amerika, Ruth van Flixchatter. Toen ik de mogelijkheid kreeg om de film bij een vriend van me te zien was ik zo enthousiast dat ik een mailtje stuurde via de officiële website om een interview te doen over de film. Regisseur Emily Ting mailde me de volgende dag terug en deden we het interview via de mail.

Die interactie was zo prettig dat ik besloot haar te benaderen met de vraag of ik haar film tijdens het blog event mocht laten zien. Met de belofte dat het niet voor een breed publiek zou worden getoond stemde ze toe. Maar met die toestemming had ik nog geen film. De volgende stap was om uit te vinden in welk formaat de bioscoop de film wilde ontvangen zodat hij kon worden getoond. Het antwoord daarop was dat ze de film het liefst in een digitaal formaat wilde ontvangen. Met die informatie nam ik contact op met Emily Ting, maar die informeerde dat het versturen in dat formaat waarschijnlijk rond de 100 dollar zou gaan kosten. Daarmee zou ik ver boven m’n budget gaan en moest ik op zoek gaan naar een oplossing. Ik zou de film ook op een Blu Ray kunnen krijgen en na afstemming met de bioscoop bleek dat geen probleem te zijn. Twee weken voor het event werd de film bezorgd. Ik informeerde niemand over de titel.

Presentatie

Ik liep al een tijd rond met het opzetten van een soort verzamelsite waarbij je makkelijk alle filmblogs kon vinden, inclusief de nieuwste artikelen en recensies. Met de datum die geprikt was had ik nu een deadline waarvoor ik deze site moest realiseren. En met een beetje druk krijg je zoiets makkelijker voor elkaar. De host waarop deze en m’n Engelse blog draaien staat het toe om nog andere blogs ernaast te draaien, dus met een verse WordPress installatie en URL registratie begon m’n zoektocht om deze nieuwe site te realiseren. De details zal ik je verder besparen, maar het was erg veel googlen, diverse plugins uitproberen (en weer verwijderen), om uiteindelijk de juiste plugin te vinden om het grote concept te realiseren. Daarna volgde nog een aantal weken van proefdraaien en verder verfijnen om de site te maken wat het nu is. Toen de site klaar was kon ik ook de presentatie schrijven, die ik in twee uurtjes klaar had.

Locatie bezoeken

Stap 5: Zorg er ook voor dat je voordat event plaats zal vinden, je de locatie bezoekt. Dit is belangrijk omdat je dan al weet hoe het er allemaal uitziet en kan testen of alle apparatuur die je gaat gebruiken het ook doet. In mijn geval was dit het testen van de film en het aansluiten van m’n laptop waarop zowel m’n presentatie als de filmquiz stonden. De film bleek probleemloos te werken, maar er bleek wel een issue te zijn met de aansluiting van de laptop. Het signaal kwam door, maar het beeld bleef zwart. Springhaver bood daarom aan de andere zaal te gebruiken, waar alles werkte. Het was ook het moment om alle details van de dag nog goed door te spreken, zodat zowel de bioscoop als ikzelf op de dag niet voor verrassingen zouden staan. Hieruit kwam bijvoorbeeld naar voren dat de lunch voor zo’n grote groep te lang zou duren als de bestellingen na de film pas zouden worden gedaan. Door gelijk bij binnenkomst de maaltijden door te geven kon iedereen na het programma in de zaal meteen eten.

Goodie bag

Iedereen houdt natuurlijk van presentjes, dus ik besloot diverse filmdistributeurs te benaderen met de vraag of ze interesse hadden om iets te leveren voor de filmquiz of een goodiebag. De uitnodiging van het event stuurde ik mee, evenals een beschrijving waarom het voor hen zo interessant zou zijn om iets te leveren, omdat het extra exposure kan betekenen. Bij dit event zou filmbloggend Nederland aanwezig zijn en ik kon de diverse blogs ook noemen, zodat ze vanuit de distributeurs ook een goed idee hadden wat het potentieel van dit event was. Door regelmatig contact te houden en steeds na te vragen wat de mogelijkheden waren kreeg ik uiteindelijk diverse items opgestuurd.

Filmquiz

Het laatste wat nog moest worden gedaan was het maken van de filmquiz. Ik wilde ongeveer 40 vragen hebben, zodat er voldoende tijd was om ze te stellen, rustig de antwoorden door te lopen en de prijzen uit te reiken. Een week voor het event maakte ik de quiz met behulp van allerlei trivia, foto’s en geluiden die online te vinden waren.

Details

Nadat het programma was uitgewerkt en alles verder af was, was het tijd voor stap 6: kijk wat voor details je nog kan toevoegen waardoor de dag helemaal af is. Ik begon met brainstormen en het leek me handig als iedereen een naambordje had met daarop niet alleen de naam, maar ook het logo van hun blog. Op die manier is het bij zo’n meetup gelijk duidelijk wie je voor je hebt staan.

Daarnaast besloot ik antwoordformulieren voor de filmquiz te ontwerpen die in dezelfde stijl waren als die van de uitnodigingen.

Houd iedereen op de hoogte

Tijdens het gehele proces moet je er natuurlijk ook voor zorgen dat iedereen weet wat de voortgang is en door langzaam meer details vrij te geven kijk je automatisch nog meer uit naar de dag zelf.

De dag zelf

Misschien wel het meest voor de hand liggend: Zorg dat je op tijd op de locatie bent. Je wilt er niet pas zijn als iedereen op je staat te wachten en dan nog alles moeten voorbereiden. De inloop voor de filmblog get together was om 09:30, dus ik was er 08:45 waardoor ik alles kon neerzetten, nog een laatste test met de apparatuur kon doen om vervolgens iedereen om 09:30 van harte welkom te heten. Door de voorbereiding verliep de dag zonder problemen (op één klein momentje tijdens de filmquiz na, wat door snel te improviseren zo opgelost was). Hierdoor kon ik zelf ook volop genieten van een fantastische dag. Een dag waarop ik een heleboel nieuwe, leuke mensen heb ontmoet die allemaal dezelfde passie hebben.

Al met al een dag waar ik veel energie in heb gestoken, maar energie die ik meer dan terug heb gekregen op de dag zelf en alle reacties erna. Genoeg reden dus om er in de toekomst nog één (of meer) te organiseren. Iedereen bedankt!